1. Wie is verantwoordelijk?
Van der Duurzaam B.V. (KvK 42156603) is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij verwerkt voor aanvragen, offertes, opdrachten, energielabels, adviezen en klantcontact. Contactgegevens: Weena 690, 3012 CN Rotterdam, [email protected], 010 322 09 09. In specifieke projecten kan een andere rolverdeling gelden, bijvoorbeeld bij opdrachten van woningcorporaties. Die rolverdeling wordt zo nodig afzonderlijk vastgelegd.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij kunnen naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfs- en factuurgegevens, objectadres, opdracht- en afspraakgegevens, correspondentie, betalingsgegevens en relevante gegevens over de woning of het gebouw verwerken. Bij opnames kunnen foto’s van bouwdelen en installaties, tekeningen, bewijsstukken en meet- of berekengegevens worden vastgelegd. Wij vragen geen bijzondere persoonsgegevens tenzij dat strikt noodzakelijk is; deel deze bij voorkeur niet met ons. Foto’s zijn bedoeld voor het object en het dossier, niet voor het vastleggen van bewoners.
3. Waarvoor gebruiken wij gegevens en op welke grondslag?
Wij verwerken gegevens om aanvragen te beantwoorden en offertes op te stellen (precontractuele maatregelen of gerechtvaardigd belang), opdrachten uit te voeren en afspraken te plannen (uitvoering overeenkomst), energielabels te berekenen en te registreren en certificerings- en administratieve verplichtingen na te komen (wettelijke verplichting, voor zover van toepassing), facturen te versturen en betalingen te verwerken (overeenkomst en wettelijke verplichting), klachten en kwaliteitscontroles af te handelen (wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang) en systemen en dossiers te beveiligen (gerechtvaardigd belang). Voor niet-noodzakelijke marketing gebruiken wij toestemming waar die wettelijk vereist is.
4. Energielabels, EP-Online en certificering
Voor het opstellen en registreren van energielabels verwerken wij objectgegevens en bijbehorende bewijsstukken. Gegevens die voor registratie noodzakelijk zijn, worden verstrekt aan de aangewezen registratievoorzieningen, waaronder EP-Online, en kunnen beschikbaar worden gesteld aan bevoegde toezichthouders en certificerende instellingen voor zover dit is vereist. Geregistreerde energieprestatiegegevens kunnen volgens de toepasselijke wettelijke regels openbaar of opvraagbaar zijn. Niet alle dossierfoto’s worden openbaar gemaakt.
5. Met wie delen wij gegevens?
Gegevens kunnen worden gedeeld met bevoegde medewerkers en ingeschakelde energieadviseurs, hosting- en softwareleveranciers, CRM- en dossierdienstverleners, boekhouder en betaalproviders, certificerende instellingen, toezichthouders en wettelijke registratiesystemen, uitsluitend voor zover nodig. Met verwerkers sluiten wij waar vereist verwerkersovereenkomsten. Gegevens van opdrachtgevers, eigenaren en bewoners worden niet zonder geldige grondslag aan andere partijen verstrekt.
6. Online aanvraagformulieren en tussenpersonen
Aanvragen kunnen rechtstreeks of via een makelaar, taxateur, hypotheekadviseur, beheerder of andere tussenpersoon worden ingediend. Wij gebruiken de verstrekte contact- en objectgegevens om de aanvraag af te handelen, betrokkenen te informeren en het dossier te beheren. De partij die persoonsgegevens van een ander aanlevert, moet daarvoor een passende grondslag hebben en betrokkenen waar nodig informeren. Indien een eigenaar of bewoner niet zelf de gegevens verstrekt, informeren wij deze waar de AVG dat vereist.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Fiscale basisadministratie wordt in beginsel 7 jaar bewaard. Technische dossiers en bewijsstukken voor energielabels bewaren wij gedurende de bewaartermijnen die op grond van de toepasselijke certificeringsregels en wetgeving gelden. Overige aanvraaggegevens, correspondentie en klachtgegevens worden periodiek beoordeeld en verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet meer nodig zijn, behoudens een lopend geschil of wettelijke bewaarplicht. Concrete termijnen worden in het interne bewaarbeleid vastgelegd.
8. Beveiliging en internationale doorgifte
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals toegangsbeperking, sterke authenticatie, beveiligde opslag, back-ups en afspraken met leveranciers. Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, voor zover vereist.
9. Cookies en websitegebruik
Onze website kan functionele cookies en technische loggegevens gebruiken voor werking en beveiliging. Voor analytische of marketingcookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die vooraf. Een afzonderlijk cookieoverzicht of cookieverklaring beschrijft welke cookies en externe diensten daadwerkelijk worden gebruikt.
10. Uw privacyrechten
U kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Toestemming kunt u altijd intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast. Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij kunnen om een passende identiteitscontrole vragen en reageren in beginsel binnen één maand. Sommige gegevens moeten wij vanwege wettelijke of certificeringsverplichtingen blijven bewaren.
11. Klachten
Heeft u vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens? Neem contact op via [email protected]. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, systemen of regelgeving veranderen. De meest recente versie publiceren wij op onze website. Versie: 23 oktober 2026.